今回の年次集会では、ワークショップ・ショートミーティング・ハンズオンセミナーの参加者募集に、ワークショップ・ショートミーティング管理システムをお使いいただきます。２０１２年からコロナウイルス流行前まで毎年の年次集会で使ってくださっていたシステムです。多くの参加希望者に対応ができますので、ご協力をお願いします。 （ワークショップ：ＷＳ、ショートミーティング：ＳＭ、ハンズオンＨＯと表示します）また、以前から使用している「ワークショップ管理システム」を使いますので、すべての箇所にショートミーティングの文字は入らず、ワークショップと表示されますが、ご了承ください。

各ワークショップ・ショートミーティングの細かい対応（当日参加を受けるかや、職種制限など）については、別途ご案内します。

また、このページを読んだり、管理システムを利用する場合は、パソコンを利用していただいたほうが使いやすいと思います。（慣れればスマートフォンでも操作できます）

実行委員会で、ＷＳ・ＳＭ管理システムに、各ＷＳ・ＳＭにリーダー、サブリーダーなどがログインできるように、「連絡者（通常はリーダー）のお名前」「実行委員会との連絡用アドレス」「管理システムに表示するワークショップ名（２４文字以内）」「事前登録をうける最大人数」「管理システムに入るための任意のパスワード半角数字４桁」などを実行委員会に提出していただきます。（ＷＳ・ＳＭと表記しますが、ハンズオンセミナーも同様ですのでよろしくお願いします）
ここをクリックしてフォームからご連絡ください。

拡大ＷＳ、拡大ＳＭの方は別途ＰＲ文をお願いしてありますので、この項目は関係ありません。
ワークショップの方は、こちらのフォーム
ショートミーティングの方は、こちらのフォーム
から、入力して送信してください。
この項目はホームページに掲載する内容の最終確認で、ＷＳ－ＳＭ管理システム（インターネット）とは関係ありません。

実行委員会で、いただいた情報をもとに、管理画面から事前にＷＳ・ＳＭの一覧を作っておきます。
まずリーダーの皆さんにしていただきたいのは、リーダーの名前と参加者との連絡用アドレス（前述の「実行委員会との連絡用アドレス」と同じでもかまいません）の登録です。
参加者との連絡用にメールアドレスは必須ですので、ご了解ください。
ws-leader@webserv.jp　宛に、登録したいアドレスから空メールを送ってください。

• （注）従来は、ws-leader@future.or.tv と案内していましたが、2023/6/6にサーバーの異常が発生し、回復しないため、6/7に空メールの宛先アドレスを変更しました。

すると数分以内に、「下記のリンクにアクセスして、登録作業を続けてください」という内容のメールが届きます。
以下のような画面が表示されます。

例えば、【１日目】９月９日（土）午後のＷＳ、ＳＭ、ＨＯであれば、そこをクリックしてください。
次のような画面が表示されます。

お名前（通常はリーダーのお名前）を入力し、ご自分のＷＳ・ＳＭ・ＨＯを選択し、事前に決めてあったパスワード（半角数字４桁）を入力して「次へ」ボタンを押してください。
続いて「確定」ボタンが表示されるので、押すと、お名前とアドレスの登録が完了します。
正確に登録ができると、すぐに確認メールが届きます。
メール内には、登録された内容のほか、「下記のリンクから、ＷＳ参加希望者管理ページにアクセスしてください」という文章とともにリンク先が表示されています。
このメールは大切にとっておいてください。ＳＭやＨＯであってもＷＳ参加希望者管理というメール文章になりますが、差し支えありません。

３月２４日までにしていただきたい作業はここまでです。

参加者募集が開始された後は、リーダーやサブリーダーの方は、http://ws.webserv.jp/workshop/app/participant.cgi に毎日アクセスしていただき、応募状況をチェックしてください。
例えば、（仮）小児科のナースの仕事の魅力を語ろう　の、リーダーが、このサイトにアクセスし、ご自分のＷＳをクリックすると、

このような画面になりますので、半角４桁のパスワードを入れてください。
すると、

このような画面があらわれます。
今はすべて「未」ですので、未判断の状態です。例えば、リーダーの方が、

指原莉子　さん　参加を「許可」
藤野弘　さん　参加を「不許可」
西小助　さん　参加を「許可」
岩倉舞　さん　先方から参加取消のメールが来たので、「取消」
星野彩香　さん　参加を「許可」

としたい場合は、

このように、○可　○不　○消を選択します。「保存」をクリックすれば完了です。これを受けて、実行委員会のワークショップ担当委員が、参加希望者への結果通知により、参加者に通知することになります。リーダー、サブリーダーの方からは通知する必要はありません。

なお、「取消」の連絡は、通常、実行委員会のワークショップ担当のほうに連絡が来ると思いますが、まれにリーダーに連絡する人がいますので、実行委員会との連絡は密にするようにしてください）（実行委委員会ワークショップ担当への送信は、ws-sm@sagp2023.sakura.ne.jp　宛です）

また、不許可にしたときは、必ず「理由」を入力してください。リーダーが「不許可」を出したときには、必ずワークショップ担当委員にメールで連絡してください。ワークショップ担当委員はそれを受けて早めに参加希望者に通知を出します。他のワークショップに応募していただきやすいようにするためですので、ご協力ください。

＜ご注意いただきたいこと＞ 例えば、１つの医療機関からの人数制限が２名までのＷＳで、３名の応募があったときに、３名とも「不許可」にしてしまうことはしないでください。３名とも「不許可」にすると、その時点で３名とも参加の資格を失います。３名分の申込枠がその時点（リーダーが不許可を押した時点）であきます。後から、医療機関で調整して２名の参加を希望されるとしても、すでに満員の場合、ワークショップ管理システムでは、受けることができなくなります。参加希望者に連絡をするか、とりあえず先に応募した２名に「許可」を出しておき、後からリーダーとの間で調整をしていただくなどの対応をお願いします。

＜キャンセルの連絡があった場合＞
いったん参加許可を出した方から、キャンセルの連絡が来ることがあります。それは運営事務局ではなく、リーダーに来ます。一般参加者向けのホームページにも、「もしご都合が悪くなり、参加を取り消される場合は、リーダーに直接連絡してください。」としてあります。（参加許可のメールにはリーダーのアドレスが記載されています）リーダー側でしていただきたいのは、http://ws.webserv.jp/workshop/app/participant.cgi にアクセスして、その方の「許可」を「取消」に変更していただくことです。そうすることにより、定員までの余裕が生まれ、また別の方が参加登録できるようになります。ご不明の点がありましたら、ワークショップ・ショートミーティング担当宛メールでご質問ください。

リーダー、サブリーダーにお願いしたいことはここまでです。

参加者向けのサービスですが、http://ws.webserv.jp/workshop/app/receipt.cgi　にアクセスしていただくと、

のように表示されます。

• ◎：残り２０名以上応募可
• ○：残り１０名以上応募可
• [残・・・]：９名以下の場合は数字で表示

なお、リーダーが、「不許可」を出したり、事務局側（リーダーも操作できますが）で「取消」を選択したときには、残り人数にすぐに反映されます。

参加者管理に必要だと思いますが、参加者のリストは、ご自分のＷＳ・ＳＭ・ＨＯの「ワークショップ参加者管理」の下のほうに、「このワークショップの参加者リストをＣＳＶでダウンロード」というボタンがありますので、そちらからダウンロードしてください。（エクセルのＣＳＶ形式）

このシステムと年次集会全体としての事前参加登録はリンクはしていませんが、ワークショップに参加する方は、原則として、年次集会の事前参加登録をお願いしますというアナウンスはできますが、個人の事情もあるかもしれませんので、強制はしていません。

ワークショップ参加者募集期間は、６月２０日１３：００で終了させていただきます。その後募集を続けたい場合などのご意向については、こちらのフォームから、５月１９日までにお知らせください。

二次募集は７月３１日で終了しますが、８月１日以降も継続的に募集したいというワークショップは７月２８日までにワークショップ・ショートミーティング担当宛メールでご連絡ください。ワークショップごとの希望を聞いて、こちらのホームページで一般参加者にご案内します。

当日参加を受け入れるかどうかについても、こちらのホームページで一般参加者にはご案内します。
当日参加のご案内は開催している部屋はご案内しますが、参加者には直接部屋に行っていただくことになります。
満員で受け入れられない、見学だけなら受け入れるなど、いろいろな状況が考えられますが、総合受付では細かい対応はできませんので、ドアに貼り紙をするなど、ＷＳ・ＳＭ・ＨＯ主催者側で対応をお願いします。

ここをクリックしてください。

ワークショップ・ショートミーティング担当宛メールでお願いします。運営事務局（プランドゥ・ジャパン）ではありませんので、よろしくお願いします。